Een dag uit het leven van een trainer…

Hoe ziet dat er uit?

Als beginnende trainer vraag je je misschien wel eens af hoe een trainingsdag eruit ziet. Ik had dit wel willen weten, veertien jaar geleden!

Daarom, speciaal voor jou schreef ik dit blog zodat je alvast een voorstelling kan maken hoe dat eruit ziet qua keuzes die ik maak en ervaringen die ik opdoe. Ik hoop dat je iets hebt aan deze beschrijving van een dag uit het leven van een trainer.

Het is 21:00 uur, de avond voor de training

Ik check of er ingevulde intakeformulieren zijn op de leeromgeving, die ik dan doorneem. Zijn er nog afmeldingen, eetwensen of andere bijzonderheden van de deelnemers, de opdrachtgever of de locatie? Ik leg alvast kleding klaar en plug mijn draagbare luidspreker nog even aan de lader. Dan orden ik mijn trainingstas: Neuland stiften (navulbaar), kaarten, materiaal voor in ieder geval één energizer, materiaal waarmee je op een grappige manier groepjes kan maken, en een evaluatiewerkvorm.

6:30 De wekker gaat

Vaak beleef ik het half uur voor de wekker gaat een soort hyperfocus. Ik slaap nog, maar denk al aan de training. Ik oefen soms de start in mijn hoofd: de What is in it for me voor de deelnemers. Waar gaan ze mee weg wat hun werk fijner gaat maken?

7:30 Trein naar Utrecht

In de trein kijk ik soms kort mijn programma door, lees ingestuurde casussen en oefen soms nog even de namen. Ik vind het belangrijk om deelnemers kort na de start al bij de juiste voornaam te kunnen aanspreken, dat helpt enorm in het contact.

8:40 Ik kom aan op de locatie

Ik maak even bewust contact met de medewerker bij de receptie, dat helpt om goed te starten en te aarden op de locatie. En als ik later nog een printje, een ander lokaal of een latere lunchtijd nodig heb, kennen ze me al en is het makkelijker om met elkaar af te stemmen. Wist je dat veel trainers pas contact maken als ze iets nodig hebben? Niet aardig. 

8:45 Op zoek naar ‘mijn’ zaal

Eerst maak ik mij de zaal ‘eigen’: Waarom staan de tafels zo saai opgesteld? Ik schuif de tafels zo, dat het een knusse U vorm is zonder de docententafel ervoor.

9:10 De eerste deelnemer komt binnen

Ze is nog wat verlegen, daarom neem ik twee minuten om uit te leggen waar koffie is en dat ik nog even wat tijd nodig heb voor mijn voorbereiding. Hopelijk ontvangt zij dan op dezelfde manier de andere deelnemers en ontstaan er al een gezamenlijke vibe. Dan wordt een dag uit het leven van een trainer, tegelijkertijd een belangrijke dag in het leven van die deelnemers. En dat gebeurt gelukkig ook; er wordt al voorzichtig wat uitgewisseld en verwachtingsvol naar mij en elkaar gekeken. Meestal zegt iemand wel iets over de muziek: “Hé, dat is gezellig binnenkomen!”

9:30 Welkom, we zitten hier vandaag met elkaar om…

Kort vertel ik het doel van de training en wat deelnemers in ieder geval gaan doen die dag.

• Zoals 3 manieren om…
• of handvatten om beter…
• zodat je aan het eind van de dag ……

Door te starten met “What’s in it for me?” kunnen de deelnemers ook even landen in de training. Zo doe jij aan verwachtingsmanagement, onmisbaar voor een effectieve training waarin je deelnemers voorbereid op wat ze gaan leren. Vergelijk het maar met een trein waar je net op gesprongen bent en dan de vertrouwde stem van de conducteur horen die aankondigt dat dit de trein naar je bestemming is.

9:45 De eerste oefening

Ik laat de deelnemers meteen iets met elkaar doen:

Of we doen een aantal speeddates, zodat na 4 rondes de meeste mensen elkaar al een keer hebben gesproken en iets van elkaar weten qua werk, interesse en leerwensen. Wat we in ieder geval nooit doen is een rondje naam, leerdoelen en hobby’s opdreunen. Waarom dat niet effectief is, vertel ik je graag tijdens mijn training Training Design, waarin ik onder andere deze beginfase van een trainingsdag met je doorneem. Pas na deze actieve eerste oefening vertel ik kort iets over mezelf en het programma van de dag. 

11:00 Een korte scan door de groep

Draagt iedereen bij? Wordt er al wat gelachen en vrij op elkaar gereageerd?

Ik zorg dat ik niet teveel centraal voor de groep zit of sta, want dan praat de groep naar mij en juist door met elkaar ervaringen uit te wisselen ontstaan inzichten die zij direct kunnen gebruiken. Door bewust aan de zijkant van de groepsruimte te zitten ‘dwing’ ik hen om naar elkaar toe voorbeelden en inzichten uit te spreken. Een dag uit het leven van een trainer gaat niet over de trainer, die gaat over de deelnemers! Tijd voor koffie. Eventueel spreek ik in de pauze iemand aan waar ik nog het minst contact mee krijg en maak even een praatje om te peilen hoe het met die deelnemer gaat.

12:20 Samenvatten van de ochtend

Wat is er al geleerd? Zijn er vragen of opmerkingen? We kijken kort vooruit naar de middag. En dan de lunch; je leert meer als na inspanning ook echte ontspanning volgt.

Vlak voor het eind van de lunch kijk ik alleen in de zaal nog even mijn programma door. Want als het programma van de ochtend is uitgelopen, ga ik in de middag niet haasten maar laat liever iets weg of geef een oefening anders vorm.

13:30  De deelnemers zijn terug in de zaal

Even checken of iedereen tevreden is, genoeg heeft gegeten en dan… een energizer! Ik heb 3 favorieten, hieronder zie je er twee. Door de energizer te linken aan het trainingsonderwerp heb je dubbele opbrengsten en een mooi bruggetje naar de rest van het programma.

14:30 – 16:30 Het moment om verschillende zaken van de ochtend te combineren in een grotere vaardigheidsoefening

Je kan pas iets nieuws als je ook hebt ervaren hoe je het zelf moet doen.

Vaak laat ik de deelnemers in drietallen oefenen: A is zichzelf, B is de ontvanger, C is de helper. Voor C. heb ik de theorie waar we in de ochtend in stukjes al mee geoefend hebben in een checklist verwerkt. C helpt A, en B ervaart de nieuwe manier van werken. We wisselen na een tijdje zodat iedereen een keer als A, B en C aan de beurt komt.

Bij spannende trainingen zoals Onderhandelen, Presenteren en Trainen, zet ik de deelnemers individueel voor de hele groep. Op zo’n moment is de belangrijkste toegevoegde waarde van mij als trainer een goede nabespreking:

• “Lukte de vaardigheid?” of
• “Hoe is het als iemand op deze manier met je communiceert?” of
• “Wat van de theorie kwam er goed uit? Waar nog aandacht aan besteden?”

Het is belangrijk om vooraf te bedenken wat de meest handige vraag is om je doel te bereiken. “Hoe was dit om te doen?” levert namelijk vaak heel veel feedback op die niet past bij het doel van de training. Ook wil ik voorkomen dat een deelnemer feedback krijgt waar die vervolgens niks mee kan. Omdat het te veel indrukken zijn, niet opgeschreven wordt of meer tijd vraagt om te begrijpen wat de feedbackgever bedoelt. Van tevoren weet je ook vaak niet of deelnemers goed zijn in het geven van opbouwende feedback. In mijn voorbereiding zit veel denktijd over hoe het nabespreken efficiënt en effectief plaats gaat vinden, respectvol en gelijkwaardig. Voor alle deelnemers tijd reserveren, maar toch kort houden zodat de energie van de groep niet weg lekt. Dat maakt een dag uit het leven van een trainer zoveel leuker!

16:30 Richting afronding, tijd om de dag samen te vatten

We herhalen kort wat er allemaal aan bod is gekomen. Dit is een kans om de belangrijkste kwartjes nog een keer te oogsten bij je deelnemers. Vaak zijn ze onder de indruk als je op een rijtje zet wat er allemaal is gedaan die dag. Een dag uit het leven van een trainer zit vol, maar loopt soepel. Voor de afronding kijk ik altijd welke evaluatievorm het beste past bij mijn doel. Hierbij gebruik ik het Leerrendement Model van Kirkpatrick. Tijdens mijn themareis aan de TrainersAcademie Training Design gaan we uitgebreid in op dit handige model om te bepalen wat je voor een training gaat maken, en wat je, wanneer kan evalueren.